Bei Gesuchen, die bis 2025 eingereicht wurden, werden nach Bewilligung 80% der beantragten Mittel an die antragstellende Organisation überwiesen. Diese ist verantwortlich für die korrekte und sorgfältige Abwicklung des Projektes im Sinne des Gesuchs.
Die restlichen 20% der Mittel werden erst nach Abschluss des Projektes ausbezahlt. Grundlage dafür ist die Einreichung eines Schlussberichtes, der die Durchführung des Projektes gemäss Projektbeschrieb belegt. Die Fondskommission ist zuständig für die Genehmigung der Schlussberichte und entscheidet über die Auslösung der zweiten Tranche.
Bei mehrjährigen Projekten ist unaufgefordert jährlich ein kurzer Zwischenbericht einzureichen. Dieser umfasst auf max. 1-2 Seiten die wichtigsten Eckpunkte des vergangenen Jahres, inkl. Mittelverwendung. Der Bericht muss bis Mitte Juni vorliegen.
Nach Abschluss des Projektes ist ein Schlussbericht einzureichen. Dieser umfasst in deutscher, französischer oder englischer Sprache max. 5 Seiten und enthält die folgenden Punkte:
Die Schlussberichte sind wie Gesuche jeweils bis Mitte Juni an die Humanitäre Stiftung einzureichen, damit sie von der Fondskommission an ihrer jährlichen Sitzung behandelt werden können.
Bei Gesuchen, die ab 2026 eingereicht werden, erfolgt die Auszahlung der bewilligten Mittel in Jahrestranchen. Grundlage dafür ist die Einreichung eines jährlichen Zwischenberichtes, der die Durchführung des Projektes gemäss Projektbeschrieb belegt. Die Fondskommission ist zuständig für die Genehmigung der Zwischenberichte und entscheidet über die Auslösung der nächsten Tranche.
Zusätzlich kann die Fondkommission die Projektverantwortlichen zu einer mündlichen Aussprache an die Sitzung einladen.
Die Zwischenberichte sollen kurz gefasst sein und in deutscher, französischer oder englischer Sprache die folgenden Punkte enthalten:
Nach Abschluss einer Projektphase (bewilligte Dauer des Gesuchs) ist zusätzlich ein Schlussbericht einzureichen. Dieser enthält zusätzlich zu den oben aufgeführten Elementen der jährlichen Berichterstattung einen Gesamtrückblick auf Tätigkeits- und Wirkungsebene sowie eine Gesamtabrechnung über die volle Projektdauer.
Zwischen- und Schlussberichte sind wie Gesuche jeweils bis Mitte Juni an die Humanitäre Stiftung einzureichen, damit sie von der Fondskommission an ihrer jährlichen Sitzung behandelt werden können.